GENERELT
Gyldighet
Avtalen gjelder nye bestillinger og regulerer forholdet mellom den bestillende part, (arrangøren) og hotellet. Avtalen er bindende fra det tidspunkt bekreftelsen på bestillingen er signert av begge parter. Arrangøren påtar seg fra samme tidspunkt det økonomiske og juridiske ansvaret for de bestilte ytelser overfor hotellet.
Bestilling
Ved bestilling spesifiseres antall deltakere, romnetter og evt. andre varer og tjenester som skal leveres av hotellet i forbindelse med arrangementet. Basert på ovennevnte spesifikasjoner, skal tilbudet også inneholde et kostnadsoverslag for arrangementet.
Priser
Alle priser er i norske kroner. De avtalte priser er bindende for begge parter. Hotellet forbeholder seg allikevel retten til å foreta justeringer i prisene som følge av økte kostnader ved innkjøp av varer og tjenester, økte skatter og avgifter, eller ved andre omstendigheter utenfor hotellets kontroll. Ved reduksjon på mer enn 30 % av bestillingen, forbeholder hotellet seg retten til å foreta en prisjustering samt en avgjørelse av om møtelokalet må endres.
Detaljer i arrangementet
Senest 7 dager før arrangementet skal hotellet ha mottatt fra arrangøren, alle detaljer som har betydning for en vellykket gjennomføring av arrangementet. Herunder konferanseprogram, spesielle ønsker om romfordeling, serveringsdetaljer, pauser, teknikk m.m.
Det er ikke tillatt å ta med egen mat eller drikke. Et unntak er bare egne kaker til kaffe- og kakebuffeen (når du bestiller denne tjenesten hos oss), nøtter, chips og sjokolade. I følge alkoholloven er det heller ikke tillatt å nyte medbrakt alkohol innen hotellets område.
Kundeansvar
Arrangøren er ansvarlig for alle eventuelle skader arrangementet/deltakerne påfører hotellet og hotellets inventar. Hotellet har ikke ansvar for tap eller ødeleggelse av arrangørens eget utstyr. Alt slikt utstyr må oppfylle nødvendige sikkerhetskrav som for eksempel brannsikkerhet etc. Arrangøren kan kun installere og feste ting i vegger og tak hvis det er gitt skriftlig tillatelse til dette fra hotellet. Alt utstyr må fjernes rett etter arrangementet. Arrangøren må sørge for at eventuelt spesialavfall blir håndtert korrekt og fraktet vekk fra hotellet samt kostnadene ved dette.
Hvis rettighetene til en tredjepart påvirkes av arrangementet (musikk, copyrights etc.) må arrangøren hente inn en slik godkjennelse og betale eventuelle avgifter og øvrige kostnader. Skulle det allikevel rettes økonomiske krav mot hotellet skal dette dekkes i sin helhet av arrangøren
Disposisjon av overnattingsrom
Bestilte rom vil normalt kunne garanteres klare fra kl. 15.00 ankomstdagen. Bestilte rom holdes til kl. 18.00, med mindre det er gitt beskjed om eller garantert for senere ankomst. Rommet disponeres frem til kl.11.00 avreisedagen, men senere avreise kan avtales individuelt dersom dette er ønskelig. Hotellet kan da kreve tillegg for ekstra bruk av rommet.
Hotellets ansvar for arrangørens eiendeler Hotellet påtar seg ikke ansvar for arrangørens og eventuelle utstilleres eiendeler og anbefaler derfor at det tegnes egen forsikring.
Reklamasjoner
Eventuelle reklamasjoner skal fremsettes så snart som mulig, slik at hotellet har muligheten til å utbedre dette så raskt det lar seg gjøre, gjerne innen avreise. Regningen skal gjøres opp i henhold til kontrakt, med mindre noe annet er skriftlig avtalt med hotellet. Hvis regningen ikke betales innen forfallsdato, kan hotellet kreve renter og purregebyrer.
Force Majeure
Hendelser utenfor hotellets kontroll (f.eks. streik, lockout, stengt vei, brann o.l.) gir hotellet rett til å heve avtalen uten erstatningsplikt overfor arrangøren.
Verneting Arrangøren og hotellet aksepterer med dette norsk domstol som rette verneting og at norsk rett får anvendelse for tvister som oppstår i anledning tjenester eller ytelser knyttet til arrangementet. Dette innebærer at alle krav eventuelt må rettes der hvor hotellet er lokalisert. “UN Convention of the International Sale of Goods” og dets bestemmelser er ikke gyldige.
Provisjon
I de tilfeller hvor provisjon er avtalt, vil dette ikke gjelde for AV-utstyr, alkohol, garderobeavgift, blomster og overtidsbetaling, mva., eksterne tjenester, etc. Merk at provisjon kun utbetales på faktisk forbruk (rom og mat).
AVBESTILLING
Generelt
Alle avbestillinger og endringer av bestillingen må meldes hotellet skriftlig.
Avbestilling
For arrangement med mellom 5 og 50 personer, som bestilles mer enn 30 dager før ankomst kan avbestilling foretas vederlagsfritt i henhold til følgende skala:
Antall dager før arrangementets oppstart
Hvor mye av det kontraktsfestede arrangementet kan avbestilles vederlagsfritt:
frem til 30 dager før første ankomstdag: Inntil 100%
29 – 14 dager før første ankomstdag: Inntil 50 %
14 – 1 dager før første ankomstdag: Inntil 10% (Såfremt tidligere reduksjoner ikke overstiger 10%)
For arrangement med mellom 5 og 50 personer, som bestilles mindre enn 30 dager før ankomst kan avbestilling foretas vederlagsfritt i henhold til følgende skala:
Antall dager før arrangementets oppstart
Hvor mye av det kontraktsfestede arrangementet kan avbestilles vederlagsfritt:
Innen 2 dager etter signering av kontrakt: Inntil 100%
28 – 7 dager før første ankomstdag: Inntil 20 %
7 – 1 dager før første ankomstdag: Inntil 10% (Såfremt tidligere reduksjoner ikke overstiger 10%)
Arrangøren vil bli belastet for alle reduksjoner som er større enn dette.
Arrangøren vil bli belastet for 100% av den avtalte pris i de tilfeller hvor avbestilling ikke er foretatt og deltageren ikke møter frem på den dagen rommet er bestilt fra. Hvis en deltager ikke møter opp som avtalt til første ankomstdag, vil hotellet avbestille de resterende reserverte døgn dersom ikke annet er avtalt. Ved bestilling som innebærer matservering må hotellet få opplyst et garantert antall deltakere senest innen siste frist på gjeldende skala før arrangementstart, og dette er det minimum antall personer som arrangøren vil bli belastes for.
BETALING
Hotellet forbeholder seg retten til å be om økonomisk garanti for bestilte ytelse (inntil 100 % forskuddsbetaling eller tilfredsstillende bankgaranti). Detaljerte vilkår for depositum eller forskuddsbetaling må avtales pr. bestilling. Endelig oppgjør kan foretas kontant eller ved bruk av kredittkort.
Dersom faktura skal sendes, skal dette være avtalt med hotellet samtidig med bestilling. Ved etterfølgende fakturering skjer betaling per 14 dager. Ved for sen betaling beregnes lovbestemt forsinkelsesrente. Videre forbeholder hotellet seg retten til å innhente kredittopplysninger og foreta egen kredittvurdering før en slik bekreftelse gis.
Ved fakturering vil kunden bli belastet med et gebyr på kr. 75,-
Dersom arrangøren ønsker å få tilsendt faktura, må dette godkjennes av hotellets fakturaavdeling i god tid før arrangementet. Vi gjør oppmerksom på at fakturaforespørsler på beløp under 5000,-, eller fakturaadresse i utlandet, ikke vil bli vurdert.
I de tilfeller der den enkelte deltager skal betale deler av regningen, er arrangøren pliktig å opplyse hver deltager om dette, samt underrette om at hver deltager selv må betale sin egen regning etter endt arrangement. Arrangøren er ansvarlig for at de individuelle deltager regninger betales som avtalt. I tilfelle dette ikke skjer, står arrangøren økonomisk ansvarlig for eventuelle restbeløp. I slike tilfeller plikter hotellet å fremlegge en signert kopi av deltagerens eventuelle tilleggsregninger.
Klager
For at eventuelle klager skal bli tatt i betraktning, må de fremsettes så snart det ble anledning til det, og senest ved avslutning av arrangementet.
Bekreftelse
Kunden aksepterer ovenstående betingelser og innholdet i medfølgende bekreftelse ved å bekrefte via e-post. Vi ber om at bekreftelse må skje innen 7 virkedager fra tilbud er datert.
